Cách chọn mua máy photocopy hiệu quả và tiết kiệm
Máy photocopy trên thị trường có rất nhiều loại, do đặc tính là máy photocopy mới nên chất lượng máy như thế nào thì người mua cũng không thể biết được hay chọn mẫu máy nào, thương hiệu nào tốt thì người mua khó lòng mà chọn được. Chính vì vậy, trước khi mua máy người mua nên lưu ý một số điểm như sau:
• Chọn thương hiệu nào có uy tín trên thị trường (vd: Ricoh, Sharp, Xerox, Canon…)
• Chọn Model máy thông dụng, dễ sử dụng, dễ mua mực, phụ tùng thay thế dễ mua
• Dòng máy mà mình chọn được dùng nhiều trên thị trường
Xác định công suất
Bạn cần xem nhu cầu và khả năng sao chụp máy photocopy hàng tháng nhiều ít, để chọn ra một chiếc máy có công suất đáp ứng phù hợp nhu cầu sao chụp của bạn.
Công suất của máy tương ứng với tốc độ sao chụp, tốc độ càng cao thì công suất máy càng cao. Dựa vào đặc điểm đó tạm chia thành 4 loại sau:
- Nhu cầu công việc
Nên chọn máy có tốc độ (bản/phút)
- Công suất sao chụp hàng tháng
+ Photocopy ít
16 –> dưới 20
20.000 bản
+ Photocopy trung bình
20 –> dưới 30
20.000 - > 30.000 bản
+ Photocopy nhiều
30 –> dưới 55
30.000 –> 55.000 bản
+ Photocopy rất nhiều
55 bản/phút trở lên
Trên 55.00 bản/tháng
- Xác định loại máy photocopy
Có rất nhiều loại máy photocopy khác nhau phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau. Điều này giúp chúng ta sử dụng máy hiệu quả nhất và tiết kiệm nhất.
Đây là loại máy photocopy phổ biến nhất trên thị trường, khổ giấy sao chụp lớn nhất là A3.
Nếu chỉ có nhu cầu photocopy A4 thì nên chọn máy Photocopy A4 (thường kèm theo chức năng in và scan màu), giá thấp hơn nhiều so với máy photocopy A3.
Nếu sử dụng không nhiều thì chọn Máy Đa Chức Năng (One in All), giá cả lại cực thấp mà lại có nhiều chức năng.
- Máy Photocopy siêu tốc (Report)
Thích hợp photocopy đề thi, mẫu biểu (không có hình ảnh), từ 1 bản gốc nhưng sao chụp số lượng lớn bản sao. Tốc độ sao chụp rất cao, có thể lên đến 120 bản/phút.
- Máy Photocopy khổ A0
Dùng để photocopy khổ giấy lớn như bản vẽ trong xây dựng
* Chi phí mua máy rất cao và phải có giấy phép trước khi sử dụng
Tương đương máy mới nhưng giá giảm 30% so với máy mới.
Mua loại máy này khi muốn tiết kiệm chi phí sao chụp hoặc mua về dủng để làm dịch vụ photocopy. Giá giảm 70% so với mua máy mới.
* Xác định các chức năng kèm theo máy photocopy
Hiện nay, máy photocopy kỹ thuật số tích hợp rất nhiều chức năng kèm theo, các chức năng này có sẵn trong máy hoặc phải chọn thêm.
Một số loại máy có sẵn đầy đủ các tính năng ngay từ đầu hoặc gắn thêm với giá rất rẻ. Trong khi đó một số loại máy không thể nâng cấp thêm chức năng mới hoặc nâng cấp phí rất cao. Việc lựa chọn các chức năng này ngay từ đầu giúp bạn tiết kiệm rất nhiều chi phí và mang lại rất hiệu quả công việc rất lớn.
Máy photocopy có chức năng photo và in ngay từ đầu sẽ rẻ hơn rất nhiều so với máy chỉ có chức năng photo và gắn thêm chức năng in.
Bạn có nhu cầu in khổ A3, thì việc lựa chọn máy photocopy có chức năng in sẽ tiết kiệm rất nhiều chi phí và diện tích so với mua 1 máy chỉ có chức năng photo và mua thêm 1 máy in khổ A3 (trị giá trên 1.000 USD và mực in lại rất mắc so với mực photocopy).
Nhưng nếu bạn chỉ cần chức năng photo thì chỉ nên mua máy có 01 chức năng photo để tiết kiệm chi phí.
Các chức năng của máy photocopy mà bạn cần cần nhắc để chọn lựa khi mua:
- Chức năng
+ Bộ đảo 2 mặt bản sao (duplex)
Cho ra bản sao hoặc bản in 2 mặt.
+ Bộ nạp bản gốc (ADF)
Máy sẽ tự động nạp bộ tài liệu của bạn vào máy và cho ra nhiều bộ bản sao chỉ bằng 1 nút nhấn.
+ Bộ nạp và đảo bản gốc (ARDF)
Máy sẽ tự động nạp 2 mặt bộ tài liệu của bạn vào máy và cho ra nhiều bộ bản sao chỉ bằng 1 nút nhấn.
Bộ này thường mua khi đã có bộ đảo 2 mặt bản sao.
- Chức năng in (Printer)
Nên mua nếu có nhu cầu in nhiều hoặc in khổ A3, vì chi phí mực photocopy rẻ hơn rất nhiều so với mực in, và máy in khổ A3 cũng đắt không kém gì máy photocopy.
- Chức năng scan
Chỉ nên chọn nếu có nhu cầu scan số lượng lớn tài liệu để lưu trữ vào máy tính.
Máy photocopy thường chỉ scan trắng đen, chỉ có 1 số ít là scan màu.
- Chức năng kết nối mạng
Nếu sử dụng cho nhiều người thì nên chọn loại máy có chức năng in và scan mạng.
- Chức năng Fax
Fax bộ tài liệu với tốc độ nhanh chóng.
Để rõ hơn vấn đề này, chúng tôi phân làm hai nhóm nhu cầu sử dụng: nhóm cá nhân, văn phòng và nhóm người kinh doanh dịch vụ Photocopy.
* Nhóm cá nhân, văn phòng
Do mục đích nhóm nhu cầu sử dụng này ít đòi hỏi cao về tốc độ mà chú trọng vào chất lượng bản sao, giá mua dao động từ 1000 - 2000USD. Cho nên người mua cần lưu ý :
- Chọn máy có tốc độ từ 15 - 20 trang/phút.
- Khổ giấy tối đa mà máy có thể sao chụp là A3.
- Nguồn điện sử dụng cho máy phải là 220V
Khi xem máy, cũng nên chú trọng vào hình thức của máy. Máy phải nguyên đai nguyên kiện, đầy đủ CO, CQ của nhà SX.
- Thời gian bảo hành máy đúng theo tiêu chuẩn của nhà SX ( ít nhất là 12 tháng )
- Khi mua máy có ưu đãi gì không?. (Ví dụ như: tặng chân máy, giấy photo, .... )
- Một số sản phẩm tiêu biểu: Sharp AR-5618, Sharp AR-5620, Ricoh Aficio MP 1900, Canon IR 2420L, FujiXerox Docucentre S1810PL(GDI)
Ngoài ra, văn phòng công ty, doanh nghiệp có nhu cầu sao chụp nhiều thì cần nên chọn những máy có tốc độ nhanh, chất lượng tốt: Ricoh Aficio MP 2852, Ricoh Aficio MP 4000B, Ricoh Aficio MP 5000B, Sharp MX-M502N, Sharp MX-M452N, SHARP MX-M453U, FujiXerox DC-IV 4070DC, DC-II 4000 DC .... Tốc độ từ 40 tờ đến 70 tờ/phút.
Đối với nhóm văn phòng các bạn có thể chọn hình thức thuê máy photocopy để tiết kiệm chi phí cũng như tăng hiệu quả công việc.
* Nhóm kinh doanh dịch vụ
Nhóm kinh doanh dịch vụ thường cần máy có tốc độ nhanh là ưu tiên hàng đầu khi chọn mua máy. Tốc độ máy đáp ứng yêu cầu trên thường vào khoảng 50 tờ/phút - 70 tờ/phút. Các tiêu chí chọn lựa mua cụng như trên. Máy photocopy thích hợp cho nhóm này và được nhiều người chọn mua: Ricoh Aficio MP 2852, Ricoh Aficio MP 4000B, Ricoh Aficio MP 5000B, Sharp MX-M502N, Sharp MX-M452N, SHARP MX-M453U, FujiXerox DC-IV 4070DC, DC-II 4000 DC , ... Giá bán cho các dòng máy này vào khoảng 2500 - 4000 USD tuỳ theo tốc độ bản chụp.
Cách bảo quản
Vì là thiết bị điện tử nên máy photocopy cũng tuân thủ theo các điều kiện bảo quản như các thiết bị điện tử khác. Người sử dụng cũng cần phải tham khảo cách sử dụng cũng như cách bảo quản từ người bán và chuyên gia kỹ thuật, nhưng cũng cần lưu ý một vài điểm như sau:
- Để nơi khô thoáng, tránh ánh nắng trực tiếp chiếu vào.
- Sử dụng giấy đúng trọng lượng, kích cỡ mà nhà sản xuất qui định.
- Sử dụng mực có nguồn gốc, xuất xứ rõ rang, tốt nhất nên sử dụng mực chính hãng. Trong thời gian sử dụng nên sử dụng cùng một loại mực, có thể mua mực tại nơi bán máy cho mình, để được người bán tư vấn cho loại mực tốt nhất cũng như liên quan đến quy trình bảo hành của máy.
- Nên tham khảo cách lau chùi, vệ sinh máy từ kỹ thuật viên.
- Cũng cần phải hỏi kỹ thuật các thao tác xử lý sự cố đơn giản: thay mực, cách lấy giấy khi bị kẹt, cách bỏ giấy vào khay giấy như thế nào là đúng, ..
Cách xử lý sự cố thông dụng
Máy photocopy cũ hay mới luôn vận hành hoàn hảo. Chính vì vậy, mọi sự cố về kỹ thuật đều được thể hiện rõ trên màn hình. Ví dụ như:
- Máy hết mực, nếu là dòng máy có màn hình hiển thị LCD, một thông báo sẽ hiện trên màn hình. Nếu là máy thông thường, đèn báo mực trên bảng điều khiển sáng lên.
- Máy bị kẹt giấy, đèn báo hay hiển thị hình ảnh trên màn hình báo vị trí kẹt giấy.
- Khi hết giấy, máy cũng báo cho ta biết giấy ở khay giấy nào hết.
Điều mà người sử dụng cần lưu ý, nên lưu lại toàn bộ thông tin nơi cung cấp máy để thuận tiện hơn khi xảy ra sự cố. Mọi sự cố người mua không xử lý được, cần phải gọi ngay kỹ thuật để họ có hướng giải quyết cho mình.
